Qué mejor manera de empezar este artículo, que haciendo uso del tan extenso refranero español, y si mal no recuerdo, hay uno que dice, que siempre nos acordamos de Santa Bárbara cuando truena.
Pues algo parecido ocurre con las copias de seguridad. Estamos hartos de escuchar de la importancia de las mismas, pero siempre confiamos en que a nosotros no nos va a pasar.
Y lo peor de todo, es que de alguna manera es cierto, si estamos haciendo copias de seguridad todos los días, no ocurre nada que nos haga acordarnos de ellas, pero basta que un día no la hagamos, para que perdamos toda la información de ese día, o ese documento de word con el que llevábamos 4 horas trabajando, etc.
Así que, volviendo al comiendo de este artículo diremos, que más vale prevenir que curar.
Vamos a distingir entre dos tipos de medidas, las copias de seguridad propiamente dichas, que es la primera y más importante de las medidas que debemos de tomar y algún que otro consejo para no perder ese documento de word con el que llevamos 4 horas trabajando.
La copia de seguridad.
Lo primero y más importante que nos debemos de plantear a la hora de buscar un sistema de copias de seguridad, es el coste de la perdida de los datos. Vamos a poner un ejemplo para verlo más claro.
Una empresa A, dispone de 4 trabajadores, uno es un comercial que pasa prácticamente todo el día fuera de la oficina, otro es un administrativo que utiliza un programa de contabilidad, otro es el encargado de la gestion de los pedidos de los cliente y por último un trabajador en un almacen se encarga de dar salida a dichos pedidos.
Si perdieramos todos los datos grabados durante tres dias en esta empresa, podría decirse que supondría el siguiente coste:
El comercial pasa el día fuera de la oficina, con lo que apenas graba datos durante media hora al final de la jornada, podría decirse coste 0.
El encargado del almacen, solo procesa pedidos en papel, con lo que como mucho vería su trabajo retrasado, puesto que en administración estarían bastante ocupados en mecanizar de nuevo todos los datos para pasarle los nuevos pedidos, podría decirse coste 0 también.
Con lo que si el coste de los dos trabajadores que más emplean el ordenador es de 60 euros día, podría decirse que el coste para la empresa sería aproximadamente de 60 por dos trabajadores, por tres días de trabajo 360 euros.
Pero veamos una empresa B, por ejemplo una gestoria o asesoria de empresas que cuenta con departamento de administración, una persona, departamento laboral, dos personas, departamento fiscal tres personas, y dos abogados.
En este caso, serían 8 las personas que utilizan a diario su ordenador, que además es su herramienta principal de trabajo.
Si hicieramos un cálculo similar al anterior, nos encontraríamos con que tenemos 8 personas trabajando con un coste de 60 euros/dia, por tres días, lo que nos daría una perdida de 1.440 euros, sin contar con el retraso y acumulación de trabajo para ponerse de nuevo al día y los problemas que generaría para con los clientes.
Aunque este cálculo es irreal, nos sirve para hacernos una idea de la impotancia de la copia de seguridad, especialmente en el segundo caso.
Sistemas de copia de seguridad
Existen diversos tipos de sistemas de copia de seguridad, con distintos costes, desde la copia directa a disco hasta las recien aparecidas copias de seguridad online, pasando por dispositivos de copia a cinta, dvd, cartucho etc.
En principio, para una pequeña o mediana empresa, en la que los datos no sean críticos, podríamos empezar por hacer copia de seguridad diaria en un disco duro. Teniendo en cuenta el abaratamiento que se ha ido produciendo en los discos, es el sistema más barato de copia de seguridad. Nos permitiría hacer una copia diaria a disco, con lo que como mucho podríamos perder un día de trabajo.
Pero, ¿qué ocurre si sufrimos una inundación, robo o similar?
Pues que si toda la información estaba en nuestras instalaciones, la hemos perdido.
Así que, teniendo esto en cuenta, sería muy importante hacer una copia de seguridad periódica, que el director o gerente de la empresa sacara de las instalaciones, quizá de forma semanal, esto depende de los calculos que hayamos hecho para nuestro caso, similares a los ejemplos de las empresas A y B.
Para ello habría que recurrir a algún sistema de copia de cinta, cartucho, o como mínimo DVD, que nos permitiera salvar cierta información en un dispositivo transportable, que pudiera estar fuera de la oficina, o bien en una caja de seguridad a ser posible innifuga.
Es importante tener en cuenta, que un robo, una inundación o un incencio, es algo que se produce una vez en la vida y que por tanto más vale estar preparado para ello, para no tener que lamentarnos, porque desgraciadamente es posible, que en caso contrario solo nos pase esa vez que no estábamos preparados para ello.
Trucos y consejos.
Y por último, una opción que mucha gente desconoce.
A quien no le ha pasado alguna vez, que ha estado durante varias horas trabajando con un documento de word, y de repente se le ha colgado el ordenador, ha sufrido un apagón o por el motivo que sea, ha perdido todo el documento.
Pues bien, si queremos evitar estos problemas hay alguna recomendación que podemos seguir.
Lo primero, es salvar el documento con nombre nada más comenzar a trabajar.
Una vez que el documento está salvado, es recomendable ir guardando el documento cada cierto tiempo, una simple pulsación del botón "Guardar" de la barra de herramientas, puede evitarnos algun disguto.
Y por ultimo, es conveniente configurar el guardado automático que tienen tanto Word como Excel, así como muchos otros editores.
En Word 2007 o Excel 2007 hemos de seguir los siguientes pasos:
1.- Pulsamos en el botón "Inicio" y en "Opciones de word"
2.- Seleccionamos en la parte derecha el menú "Guardar"
3.- Configuramos cada cuando tiempo se producirá el autoguardado del documento y la ubicación en que se guardará.
En Word 2003 y anteriores podemos configurarlo en Herramientas->Opciones
De esta manera, aunque no hayamos salvado el documento inicialmente, se hará una copia del mismo en la carpeta que hayamos seleccionado, de forma que en caso de desastre, siempre podremos acceder a dicha carpeta a recuperar la copia del documento hasta el último salvado que se hiciera del mismo.
